Digitale Langzeitarchivierung für kleine und mittlere Organisationen
Kleine und mittlere Organisationen (KMO) sind oft nicht in der Lage, ihre digitalen Unterlagen über lange Zeit zur Verfügung zu halten. Die Investitionen in die technische Infrastruktur übersteigen deren Kapazitäten ebenso wie es ihnen kaum möglich ist, die organisatorischen Anforderungen zu erfüllen.
Kritische Erfolgsfaktoren für die Einführung von Records Management bei KMO sind die knappen personellen Ressourcen, die Firmenkultur und die Investitions- und Betriebskosten für ein Records Management System.
Das erarbeitete Vorgehen erlaubt es, den Fileserver als Ablageort für Unterlagen zu verwenden und diese mit kleinen Werkzeugen zu
bewirtschaften. Dadurch ist es auch kleinen Organisationen möglich, ihre Unterlagen rechtskonform zu verwalten, sie in ein vertrauenswürdiges Langzeitarchiv zu überführen und auf ihre Wissensbasis zurückzugreifen.
Zentraler Teil dieser Lösung ist, die nötigen organisatorischen Massnahmen angepasst an die Rahmenbedingungen (Branche, Betriebskultur und -grösse) umzusetzen und eine low-tech Lösung anzubieten, welche auf die bestehende IT aufbaut. Diese Vorgehensweise erlaubt es auch, die nötige externe Unterstützung auf ein Minimum zu reduzieren.
Das so eingeführte Records Management ermöglicht einer KMO, ihre Informationen kostengünstig aufzubewahren und zu archivieren.
Projektpartner: Institut für Informations- und Kommunikationstechnologie (HTW Chur), Gemeindeverwaltung, externer Storage Provider
Projektdauer: August 2009 bis August 2010
Ansprechpartner:
- Niklaus Stettler (Dozent und Institutsleiter)
